港北区版 掲載号:2019年1月31日号
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港北区役所戸籍課 チーム横浜 市長賞受賞 職員発案で業務効率化

社会

業務効率化に取り組む戸籍課の職員
業務効率化に取り組む戸籍課の職員

 職員発案の業務効率化で成果を上げたとして港北区役所総務部戸籍課が「チーム横浜 市長賞」を受賞し、1月24日に市長公舎で表彰された。対象はマイナンバーカード在庫確認時に導入した、バーコードによる管理手法。これにより超過勤務の削減やペーパレス等に寄与したことが評価された。

 横浜市では、職員の行動規範として▽市民・社会の要請を実現するため行動▽市民から信頼されるよう誠実・公正に行動▽市民の安全・安心を第一に行動――等の基準を設けている。この行動基準を実践している特に優れた取組みに対し「チーム横浜 市長賞」を授与しており、今年度は、港北区を含む5事例が対象となった。

他局での経験もとに

 区民からの申請を受け区役所に納品されたマイナンバーカードは、申請者に交付するまで戸籍課で管理するが、2017年9月に神奈川区で発生したマイナンバーカードの紛失事案により、一層厳格な管理が求められるようになった。

 これを受け港北区では同月、約6500枚のマイナンバーカードの全件確認を手作業で行ったところ、延べ22人の職員による約150時間の超過勤務や、約1300枚に及ぶ帳票の印刷など、膨大な時間と労力などがかかったという。

 この確認作業は年に4回行われるため、効率化を模索する中で発案されたのが、バーコードによるデータ管理。きっかけは、職員の一人が市健康福祉局配属中に書類の管理等にバーコードを導入していた経験があったことで、マイナンバーカード管理への応用を考えた。

 他都市の同様の事例も見つからなかったため、導入は手探り。申請者に交付するまでマイナンバーカードに張るバーコードシールの位置や綺麗にはがれるか等の素材検討など、取扱いには細心の注意を払ったという。バーコードを読み取った後のデータ突合にはエクセルを使用し、計算式や表示項目も工夫した。

超勤ゼロ、ペーパレス化も

 その結果、バーコード導入後の在庫確認作業は延べ4人で超過勤務ゼロで行うことができ、帳票の印刷もゼロ。それまで手作業だったものからデータ間での突合となったことで確実性も増した。

 港北区からの情報提供を受け、同様の管理手法を取り入れる予定の区もあり、同課では今後、他区のバックアップにも取り組む。戸籍課の宮本一課長は「職員の発案で業務の省力化を図ることができた。今後もより安全な管理に取り組み、さらなる改善を考えながら他区にも協力していけたら」と話している。

 1月23日現在、同課で管理するマイナンバーカードは約5500枚。

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