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稲田町会連合会 紹介シリーズ【1】 【IT活用】 書類｢オンライン化｣を 菅町会の先駆的取り組み
濃沼会長(左)と西山副会長
書類でやり取りをすることが多い町内会・自治会の事務手続き。印刷や提出の手間、役員・理事の作業負担といった課題もある。会員８１００世帯超で日本最大規模の菅町会では、時代の流れに合った町会運営を図ろうと、昨年度から事務の「オンライン化」に取り組んでいる。
書式共有、メールで提出
菅町会のオンライン化の取り組みは２０２１年、試行期間を経て11月に本格始動。濃沼健夫会長は「一つはデジタル庁の発足。もう一つはサラリーマンの若い理事が増えていること」と経緯を語る。
菅町会が活用しているのはインターネット上でファイルを共有できる「グーグルドライブ」。町会費の振込用紙や理事・地区委員名簿、町会や市長への要望書、会館使用申込書など、20項目の書式・帳票をダウンロード可能にした。書式を編集してメールで提出すると、自動で受付メールが届く仕組みで、書類は町会事務員がとりまとめて各関係部署へ連絡。町会への提案や自治体への要望については会員に限らず、菅町内在住者も利用可能とした。
半年が経ち、広報紙などで周知しているものの利用者はまだわずか。濃沼会長は「若い人はすぐに使いこなせると思うが、高齢者は慣れていない。よりアクセスしやすい手順を考えていければ」と話す。広報担当の西山昇副会長は「ＩＴ関係の仕事をしている若い理事が増えていて、Ｚｏｏｍ（ビデオ会議）の活用を求める声もある。今後は理事会のペーパーレス化も考えたい」と先を見据える。
菅町会では６年ほど前から公式ウェブサイトを運営。「デジタル回覧版」やＳＮＳでの情報発信にも力を入れている。
パソコンを操作する事務員
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