ビデオ会議中の画面
新型コロナウイルス感染症拡大の影響から会議が開けないなど、各地の自治会・町内会活動にも影響を与える中、10の自治会から成る常盤台地区連合町内会（石川源七会長）が、５月末にビデオ会議システム「Ｚｏｏｍ（ズーム）」を使い役員会を開いた。役員は年配者も多かったが、会議はスムーズに進行した。
外出自粛要請が出て以降、離れた場所にいても顔を見ながら会話ができるＷｅｂ会議システムが、ビジネスでもプライベートシーンでも、頻繁に使われるようになった。同連合町内会では通常、常盤台地域ケアプラザで毎月、会議を開いていたが、３月末からケアプラが閉鎖されたことから会議の開催を自粛。今年度の定期総会と４月の役員会は３密を回避するため、書面で賛否を取る形をとった。
段階的に導入
連合町内会では５年前にホームページを開設。この運営・管理は30代・40代の若手メンバーを中心とした広報部会が担当している。このメンバーが部会の打ち合わせをＷｅｂ会議システムを使い実施した。
「ストレスなく実施できた」ことから、年配者も参加する執行役員会へのＷｅｂ会議導入にもチャレンジ。11人の執行役員に１週間かけて手持ちのパソコンやタブレット、スマートフォンで参加できるよう広報部会のメンバーが指導した。
パソコンなどに不慣れな年配者も多いことから当初は「ハードルが高いかな」という懸念もあったというが、大きな障害もなく会議は比較的スムーズに進行。役員会でＷｅｂ会議を導入することも検討され、採用が決定した。
ただ、ビデオ会議システムを無料で使用することができる時間が40分間に制限されているため、接続をし直す点に不具合を感じた広報部会メンバーから有料システムへ移行するための費用捻出について相談を受けた石川会長は採用を即決。体制を整えた。
短時間で終了
試行的に進めらえれてきたオンライン会議導入へ向けた動きの中から年齢的なハードルが少なく、システムに精通し指導できる人材がいたこともあり、初めて開かれた役員会では30人近い人が参加。対面式の会議よりも短時間で終了した。
石川会長は「こういった状況の中でも新年度を迎え、新しく自治会長を務める人も多く、顔が見える形で会議を開くことができたことは大きい。若い世代からの提案を柔軟に受け入れられる地域性があったことも大きい。これからも対面での会議とＷｅｂ会議を上手く使い分けながら地域の活性化につなげていきたい」と話した。
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